Accordo sul trattamento dei dati personali

Lo studio che attiva il servizio è titolare del trattamento dei dati delle persone che lo contattano. Azienda Automatica s.r.l. a socio unico (Via Cumbo Borgia 57, 98057 Milazzo ME, P.IVA 03853780835) è responsabile del trattamento: tratta quei dati per conto dello studio e soltanto su sua istruzione.

Per i dati del titolare dello studio e del suo referente — nome, email, telefono, dati di fatturazione — siamo invece noi titolari, e vale la nostra informativa privacy.

Oggetto: il trattamento dei dati raccolti durante le telefonate ricevute dall'assistente vocale per conto dello studio. Finalità: rispondere alle chiamate, fornire le informazioni configurate dallo studio, raccogliere le richieste di appuntamento e trasmetterle allo studio.

Natura: trattamento automatizzato mediante sistemi di riconoscimento e sintesi vocale e modelli linguistici. Durata: per tutta la durata del servizio, prova gratuita compresa.

Categorie di interessati: le persone che chiamano lo studio — pazienti, clienti, fornitori.

Tipi di dati:

• numero di telefono del chiamante, data, ora e durata della chiamata;
• nome e recapito comunicati durante la conversazione;
• preferenza di orario e motivo generico del contatto;
• un riepilogo testuale della conversazione.

Non conserviamo la registrazione audio né la trascrizione integrale delle chiamate.La conversazione viene elaborata per il tempo necessario a produrre risposta e riepilogo, e non viene archiviata.

Lo studio si impegna a non configurare l'assistente in modo da sollecitare dati particolari(articolo 9 del Regolamento: stato di salute, diagnosi, terapie). Se un chiamante li menziona spontaneamente, finiscono nel riepilogo: lo studio ne tiene conto nelle proprie valutazioni e nella propria informativa.

Trattiamo i dati solo secondo le istruzioni documentate dello studio, che sono: queste condizioni, la configurazione scelta nel questionario e nell'area riservata, e le eventuali richieste scritte successive. Non li usiamo per finalità nostre, non li vendiamo e non li usiamo per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

Se un'istruzione ci sembra violare la normativa, ve lo diciamo prima di eseguirla.

Chi accede ai dati, da parte nostra, è vincolato alla riservatezza e autorizzato per iscritto, e accede solo per quanto serve al proprio compito.

Le misure di sicurezza che adottiamo (articolo 32):

• trasmissione cifrata e archiviazione cifrata dei dati;
• accessi personali, con autenticazione a più fattori sugli strumenti di amministrazione;
• separazione dei dati fra uno studio e l'altro;
• copie di sicurezza giornaliere e possibilità di ripristino;
• registro degli accessi amministrativi;
• minimizzazione: niente registrazioni audio, niente trascrizioni integrali.

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori tecnologici, che trattano i dati per nostro conto e sono vincolati agli stessi obblighi previsti qui. Attivando il servizio lo studio autorizza in via generale il loro impiego. L'elenco aggiornato è pubblicato in questa pagina:

I nomi e le sedi legali dei singoli fornitori sono disponibili su richiesta scrivendo a amministrazione@aziendautomatica.io. Se cambiamo o aggiungiamo un fornitore ve lo comunichiamo con 30 giorni di preavviso: se non siete d'accordo potete disdire senza penali entro quella data.

I dati del servizio sono conservati su infrastrutture situate nell'Unione Europea. Alcuni servizi accessori — in particolare la messaggistica e la gestione dei contatti — comportano un trattamento anche negli Stati Uniti: avviene sulla base delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea e, ove applicabile, dell'adesione del fornitore al quadro di protezione dei dati UE-USA.

Se una persona esercita i propri diritti — accesso, rettifica, cancellazione, opposizione — e la richiesta arriva a noi, ve la giriamo senza rispondere nel merito, perché il titolare siete voi. Vi diamo l'assistenza ragionevole per rispondere, comprese le informazioni tecniche che servono.

Vi assistiamo anche nella sicurezza del trattamento, nella notifica delle violazioni e nell'eventuale valutazione d'impatto, nei limiti di quello che sappiamo del vostro trattamento.

Se subiamo una violazione che riguarda i vostri dati ve lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore da quando ne veniamo a conoscenza, descrivendo che cosa è successo, quali dati sono coinvolti e che cosa stiamo facendo. La notifica al Garante, se dovuta, spetta a voi in quanto titolari.

Su richiesta vi mettiamo a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questi obblighi. Potete chiedere una verifica una volta l'anno, con preavviso di 30 giorni, in orario di lavoro e senza interferire con il servizio; le eventuali certificazioni dei nostri fornitori valgono come prova per la parte che li riguarda.

Alla cessazione del servizio, a vostra scelta, cancelliamo o vi restituiamo i dati trattati per vostro conto. In mancanza di indicazioni entro 30 giorni dalla cessazione, procediamo alla cancellazione. Restano salvi i dati che dobbiamo conservare per obbligo di legge, per esempio quelli fiscali.

Prima della cessazione potete esportare in qualsiasi momento i dati delle chiamate dall'area riservata.

Questo accordo si intende accettato dallo studio al momento dell'iscrizione al servizio e dell'attivazione dell'abbonamento, insieme alle condizioni generali. Registriamo la data e la versione accettate. Le modifiche vengono comunicate via email con 30 giorni di preavviso.